Wann hat man Anspruch auf erstattung der Fahrtkosten?

Dein Arbeitsweg liegt nicht um die Ecke? Dann wirst du auf den eigenen Pkw, Bus oder Bahn angewiesen sein. Während du die Fahrtkosten zur Arbeit in der Regel selber tragen musst, kann dies bei Dienstreisen anders sein. Wenn du anfallende Fahrtkosten steuerlich geltend machen möchtest, bewahre unbedingt die entsprechenden Belege auf.

Online-Rechner zur Fahrtkostenberechnung

Welche Fahrten muss der Arbeitgeber bezahlen? 

Bekommst du Fahrtkosten von deinem Arbeitgeber erstattet, kann dies bedeuten, dass die Beträge direkt übernommen werden oder aber dir zurückerstattet werden, nachdem du selbst dafür aufgekommen bist. 

Für deinen Fahrweg von der Wohnung zum Job muss der Arbeitgeber nicht zwingend aufkommen. Die Kostenübernahme ist eine freiwillige Sache. Du kannst nicht verlangen, dass du die entstandenen Kosten eins zu eins zurückbekommst. Wenn du auch deine Kosten für die Fahrt zur Arbeit in der Regel selbst tragen musst, ganz vom Tisch ist das Thema Fahrtkostenerstattung noch nicht. Fahrtkosten lassen sich von der Steuer absetzen. Darauf kommen wir später noch zurück.

Zurück zum Arbeitgeber. Unternimmst du eine Dienstreise, kannst du die Fahrtkostenerstattung beantragen. Die meisten Arbeitgeber geben diesem nach und du bekommst dein Geld rückwirkend zurück. 

Hinweis: Bei Fahrten mit dem eigenen Wagen wird eine Kilometerpauschale für die Erstattung herangezogen. Bist du auf öffentliche Verkehrsmitteln angewiesen oder fliegst, erstattet der Arbeitgeber in der Regel den Ticketpreis. Bewahre daher alle Rechnungen und Quittungen gut auf.

Einige Unternehmen verteilen unter ihren Mitarbeitern Tankkarten. Wenn du tankst, wird der Betrag sofort dem Firmenkonto gutgeschrieben und es lässt sich so einiges an Bürokratie umgehen. 

Fahrtkosten berechnen - Grafik zeigt einen Mann im Anzug vor seinem Auto mit Taschenrechner und Papier
Fahrtkosten berechnen

Fahrtkostenerstattung durch die Krankenkasse 

Unter gewissen Voraussetzungen bekommst du auch von der Krankenkasse Geld für Fahrtkosten zurück. Damit die Kassen zustimmen, sollten die Fahrten mit den Leistungen der Kassen in Zusammenhang stehen.

Dies ist beispielsweise in folgenden Fällen zutreffend:

  • Fahrten zu ambulanten Behandlungen
  • Fahrten zu Operationen
  • Fahrten zu Behandlungen im Anschluss an einen Krankenhausaufenthalt
  • Fahrten zum Krankenhaus bei stationärer Aufnahme
  • Rettungsfahrten ins Krankenhaus 

Die Höhe ist abhängig vom benutzten Verkehrsmittel. Wenn du mit deinem eigenen Pkw unterwegs bist, gelten Pauschalen von etwa 20 Cent pro gefahrenen Kilometer. 

Wie viele Fahrtkosten kann ich maximal absetzen?

Hat dein Arbeitgeber der Erstattung nicht zugestimmt, kannst du dir die Kosten über die Steuererklärung zurückholen. Dies ist unter „beschränkt abzugsfähige Werbungskosten“ möglich. Bei einem entsprechend langen Arbeitsweg kannst du so einiges an Steuern einsparen. 

Als Steuerpflichtiger darfst du bis zu 4.500 Euro an jährlichen Fahrtkosten in der Steuererklärung angeben. 

Habt ihr Fahrgemeinschaften gebildet, dürfen alle Mitfahrenden die Pendlerpauschale pro Arbeitstag ansetzen. Allerdings gilt immer die direkte Strecke zur Arbeitsstelle. Umwege, um andere Mitfahrer an der eigenen Haustür abzuholen, dürfen dabei nicht berücksichtigt werden. 

Hinweis: Fährst du bei anderen im Fahrzeug mit, dann gilt die bereits genannte jährliche Begrenzung von 4.500 Euro. Nimmst du dagegen andere in deinem Wagen mit, hat sie keine Gültigkeit. Es ist von Vorteil, diese Tage aufzurechnen und in der Steuererklärung separat aufzuführen.

Wie errechne ich die Pendlerpauschale?

Die steuerlich absetzbaren Kosten für den Weg zur Arbeit lassen sich mit der Entfernungspauschale ausrechnen. 

Es gelten folgende Pauschalbeträge:

  • 20 Kilometer oder weniger = 30 Cent
  • 21 Kilometer und mehr = 38 Cent

Wir erklären es dir an einem Beispiel:

Angenommen, dein Weg zur Arbeit beträgt 30 Kilometer. Pro Arbeitstag würde sich folgender Betrag ergeben:

  • 20 km x 30 Cent = 6 Euro
  • 10 km x 38 Cent = 3,80 Euro

Addierst du diese beiden Summen, kommst du auf 9,89 Euro. Diesen Betrag könntest du täglich steuerlich geltend machen. 

Fakt ist: In die Entfernungspauschale dürfen nur Tage einfließen, an denen du tatsächlich an deinem Arbeitsplatz warst. Wer krank ist, Urlaub hat oder im Home-Office arbeitet, hat keinen Anspruch auf die Kostenerstattung, da die Beträge ja reell gar nicht angefallen sind.

Wichtig: Jährlich akzeptiert das Finanzamt bis zu 220 Arbeitstage, wenn eine Fünf-Tage-Arbeitswoche vorliegt. Für diese Tage musst du keine besonderen Nachweise erbringen.

Wie viele Kilometer bis zur Arbeitsstelle sind zumutbar?

Dies lässt sich nicht immer und überall genau definieren. Du entscheidest selbst, bevor du einen Job annimmst, ob die Entfernung zur Arbeitsstelle für dich akzeptabel ist und in deinen Alltag passt. Wer beispielsweise nach der Arbeit sein Kind aus der Kita holen muss, wird nur in der unmittelbaren Umgebung arbeiten können. 

Sprechen wir von gesetzlich zumutbaren Arbeitswegen, finden wir im SGB § 140, Absatz 4 eine Antwort dazu. Arbeitswege gelten generell als unzumutbar, wenn die täglichen Pendelzeiten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in einem unrealistischen Verhältnis zueinander stehen. 

Dies wird im Text noch konkreter benannt. Als zumutbar gelten folgende Szenarien:

  • Arbeitsweg von bis zu zwei Stunden bei sechs Stunden oder weniger Arbeitszeit.  
  • Arbeitsweg von 2,5 Stunden bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit.

Sind in den betroffenen Regionen längere Wegzeiten die Regel, dann gelten diese auch als zumutbare Pendelzeiten. Von Arbeitssuchenden wird bei unterbreiteten Jobangeboten verlangt, dass sie auch kleinere Abweichungen von den genannten Regelungen akzeptieren.